Rørvig, den 4. maj 2024

Forretningsorden for bestyrelsen i Trolleskovens Grundejerforening

Konstituering og afholdelse af bestyrelsesmøder

Umiddelbart efter afholdelse af en ordinær generalforsamling - eller en ekstraordinær generalforsamling, hvorunder der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning - afholder bestyrelsen konstituerende møde. Ved dette møde vælges en næstformand. Beslutningen bekendtgøres på hjemmesiden.

Bestyrelsen afholder herefter møder så ofte forholdene kræver det eller når mindst to medlemmer af bestyrelsen. Begæring herom fremsættes skriftligt til formanden med en redegørelse for baggrunden for det stillede forslag. Så vidt muligt berammes på hvert bestyrelsesmøde næste møde.

Indkaldelse af bestyrelsesmøder

Hvis næste møde ikke er aftalt på forrige bestyrelsesmøde, indkalder formanden til møder med mindst 14 dages varsel. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt. Med indkaldelsen skal normalt fremsendes dagsordenen for mødet samt et eksemplar af det til brug for behandlingen af de enkelte emner nødvendige skriftlige materiale. Med indkaldelsen skal endvidere i videst muligt omfang gives bestyrelsesmedlemmerne oplysning om baggrunden for de til behandling foreliggende emner.

Bestyrelsesmødernes ledelse og beslutningsdygtighed

Møderne ledes af formanden. Møderne afholdes på et af bestyrelsesmedlemmernes bopæl eller andet sted efter nærmere aftale. Når indkaldelse har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne i § 2, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når 3 medlemmer er til stede. Bestyrelsesmedlemmerne - og andre tilstedeværende - har pligt til straks at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give mulighed for inhabilitet. De af bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens (i dennes forfald næstformandens) stemme afgørende. Foreningen tegnes af to bestyrelsesmedlemmer i forening, hvoraf den ene skal være formand eller næstformand. Suppleanter indkaldes ligeledes til bestyrelsesmøder således at disse løbende er velorienteret om bestyrelsens arbejde. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøder, men de har ikke stemmeret.

Forhandlingsprotokol

Formanden drager omsorg for, at der tages referat af bestyrelsens forhandlinger og beslutninger. Af referatet skal det fremgå: Hvem der har deltaget i mødet, og den udsendte dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter og oplysninger, der ønskes ført til referat. Referatet udsendes snarest muligt efter bestyrelsesmødet med frist for indvendinger. Såfremt der ikke fremkommer indsigelser indenfor den fastsatte frist på normalt en uge, betragtes referatet som godkendt. Det godkendte referat udsendes herefter via mail til bestyrelsen og lægges på foreningens drev.

Bestyrelsens myndighed

Der henvises til § 11 i vedtægterne, hvor det anføres: ”Bestyrelsen har den daglige ledelse af alle foreningens anliggender og antager fornøden juridisk, teknisk og eventuel revisionsmæssig bistand. Bestyrelsen kan ikke forpligte foreningen ved gældsstiftelse uden generalforsamlingens bemyndigelse; dog må helt nødvendige omkostninger til foreningens drift besluttes af bestyrelsen.

Alle foreningens retshandler kan gyldigt foretages af formanden eller – i tilfælde af dennes forfald – af næstformanden i forbindelse med et af bestyrelsens øvrige medlemmer, efter at sagen på lovlig vis er vedtaget på et bestyrelsesmøde.”

Udgifter til materialer og forplejning ved bestyrelsesmøder afholdes af foreningen.

Bestyrelsen forbereder og indkalder til årlige generalforsamlinger jf. vedtægternes § 7.

Årsregnskab

Udkast til årsregnskabet udarbejdes af kassereren og forelægges for revisionen så betids, at et af revisionen gennemgået årsregnskab kan udleveres til bestyrelsen snarest muligt efter regnskabsårets udløb. Dette årsregnskab behandles herefter af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde.

Ændringer i forretningsordenen

Ændringer i nærværende forretningsorden kan kun foretages af bestyrelsen.

Vedtaget af bestyrelsen i maj 2024